תהליך קבלת החלטות בקבוצה 

קבלת החלטות אפקטיבית היא יכולת מרכזית של מנהלים ת אשר משפיעה על ההצלחה בתפקידם .שינויים תכופים בשוק וחוסר וודאות מביאים לאתגרים חדשים עבור מנהלים ולצורך לכלים חדשים בתהליך קבלת ההחלטות.נסה לאפיין את מודל קבלת ההחלטות שלך באמצעות השאלות הבאות:
א.האם אתה מעדיף לקבל החלטות לבד או מעדיף להתייעץ עם אחרים ומדוע.
ב.במידה והינך משתף אחרים בקבלת ההחלטות . את מי אתה משתף - את העובדים שלך, המנהל שלך ,אנשים בנטוורקינג שלך ,בת זוג .
ג.מהן הכלים שבהם אתה משתמש.

כחלק מניהול יצירתי אני רוצה להציע לכם את המודל של קבלת החלטות בקבוצה אשר יש לו יתרונות רבים בשוק הנוכחי בהשוואה למודל המסורתי שבו המנהל מקבל את ההחלטות לבד.

היתרונות של קבלת החלטות בקבוצה הם:
א. איסוף ידע הוא מרכיב קריטי בתהליך קבלת החלטות מכיוון שלא כל הידע נמצא אצל אדם אחד קבלת החלטות בקבוצה מאפשרת איסוף ומינוף של ידע רב יותר.
ב.דיון ביו חברי הקבוצה תורם להבהרת הנושאים והסוגיות הנדונות.
ג.חשיבה בקבוצה עוזרת להעלאת נקודות מבט חדשות ולקידום קבלת ההחלטות יצירתית.
ד. שיתוף של העובדים בתהליך קבלת ההחלטות מגבירה את מחויבות ( commitment ) העובדים ליישום וביצוע בהשוואה להחלטות הנוחתות מלמעלה.
ה. תהליכי קבלת החלטות בקבוצה מגבירות את שביעות הרצון של העובדים מכיוון שהם מרגישים שמעריכים את דעתם ותרומתם.
ו .תמיכה של העובדים במנהל בתהליך קבלת החלטות.

תהליך קבלת ההחלטה בקבוצה יכול להיות ברמות שיתוף שונות כלומר משיתוף מלא של העובדים וקבלת החלטות ביחד ועד דיון שבו נשמעת הדעה של העובדים ולאחר מכן מתקבלות ההחלטות. וכמובן השימוש בתהליכים של קבלת החלטות קבוצתית לא מתאים לכל נושא אם כי תמיד הייתי ממליצה למנהלים לקבל פידבק מהעובדים באופן פורמאלי או בלתי פורמאלי .

אך לתהליך של קבלת החלטות בקבוצה יש גם חסרונות והם:
א.תהליך קבלת ההחלטה בדרך כלל דורש זמן רב יותר.
ב. עידוד התפשרות בין האנשים וקושי לקבל החלטות קשות.
ג. עידוד חשיבה דומה ( group think )בגלל אספקטים של לחץ קבוצתי.

ניתן להתמודד עם חסרונות אלה באופן שבו התהליך מנוהל.

מהם האתגרים והחסמים אשר משפיעים על קבלת החלטות איכותית:
חוסר אינפורמציה מספיקה .
יותר מדי אינפורמציה.
חוסר בכלים של קבלת החלטות .
חוסר בטחון .
הפחד מכישלון .
ערכים של התרבות הארגונית של החברה.
חוסר ניסיון של המנהל בקבלת החלטות.
חוסר ענייניות ( בעקבות פוליטיקה בין ארגונית ).
שינויים תכופים בשוק.
חוסר וודאות לגבי העתיד .

מהי החלטה טובה או אפקטיבית?
החלטה טובה היא החלטה אשר מאפשרת את אחת התוצאות הבאות ברמה מחלקתית או ארגונית:
יצירת רווח לחברה.
חסכון במשאבים ( יעילות )
הגדלת הפרודוקטיביות.

כל החלטה אשר מתקבלת ברמה צוותית או מחלקת צריכה בסופו של דבר לקדם את אחת המטרות האלה. אופן נוסף של חשיבה על קבלת החלטות אפקטיבית היא בדיקה האם ההחלטה מקדמת את היתרון התחרותי של החברה בהשוואה לשחקנים אחרים בשוק.


כלים לקבלת החלטות
השאלה הראשונה שעולה היא כיצד לבחור את חברי הקבוצה או איזה עובדים יהוו את הקבוצה אשר ישתתפו בתהליך. ישנן שתי שאלות שיכולות לעזור בבחירה של חברי הקבוצה:
א. מהם החברים אשר יכולים לתרום באופן הרב ביותר לנושא הנבחר ( כי יש להם ניסיון , ידע , חשיבה יצירתית ) .
ב. מהם העובדים אשר צריכים ליישם את ההחלטה.

האנשים אשר משתתפים בקבוצה יכולים להיות העובדים בצוות , מנהלים ממחלקות שונות ,עובדים מסניפים של החברה בחו"ל לקוחות ועוד .חשוב שגודל הקבוצה לא יעלה על 8-12 אנשים.
בקבוצות של חברות בינלאומיות ישתתפו עובדים השיכים לתרבויות אחרות ( diversity ) שאף הם מביאים ניסיון עסקי שונה ,ערכים וידע אשר רלוונטי לתרבות שלהם ואשר יכול לתרום לחדשנות ותרומה רבה יותר ללקוחות רב תרבותיים. יש צורך באינטליגנציה תרבותית והבנה של הדינמיקה בקבוצה המכילה אנשים מקבוצות תרבותיות שונות .

הטכניקה הקלאסית לעבודה בקבוצה
התהליך הוא כדלקמן:
שלב א:
כל אחד מחברי הקבוצה עובד לבד.
אסורה החלפת דעות או תקשורת בשלב זה.
שלב ב:
כל אחד בתורו מציג ומסביר את הרעיון שלו .
כל הרעיונות נכתבים על הלוח על ידי מנהל הקבוצה .
אסור לדון ברעיונות אלא לאחר גמר הסבב .
שאלות דיון והבהרה של הרעיונות השונים.
החברים צריכים לדרג את הרעיונות באופן חסוי ( למנוע לחץ קבוצתי ואותנטיות של הבחירה )
מתקבל הרעיון שקיבל את הניקוד הגבוה ביותר על ידי החברים.

טכניקת פרטו
חוק פרטו אומר ש 20% מהעבודה מביא ל80% מהתוצאות
המטרה : לזהות איזה 20% מביאים ל 80% מהתוצאות.
תהליך:
רשימה של כל האלטרנטיבות ( פתרונות ) שהועלו על ידי הקבוצה .
ניקוד של כל אחד מהמשתתפים בהתאם למטרה כאשר הניקוד נעשה מהגבוה לנמוך.

ניתוח התוצאות יעשה על פי המפתח הבא:
ניקוד גבוה פירוש תפוקה גבוהה ביחס לתשומות.
ניקוד נמוך פירושו יותר תשומות מאשר תפוקות.

קבלת החלטות בקבוצה מתאימה לאתגרים של השוק הנוכחי אשר מאופיינים בשינויים תכופים חוסר וודאות , ידע אשר מפוזר בין העובדים ודגש רב יותר על יצירתיות בקבלת החלטות . סגנון זה מקדם שיתוף אשר תורם למחויבות וביצוע טוב יותר של ההחלטות המתקבלות .

מנהלים אשר עובדים בחברות גלובליות ומנהלים צוות רב תרבותי יכולים להשתמש בתהליך קבוצתי של קבלת החלטות באמצעות שימוש בכלי ווב 2.0 כמו למשל וידאו קונפרנס , אודיו קונפרנס פורום ויקי ועוד

קבלת החלטות הופכת להיות יותר ויותר מורכבת בגלל ידע רב יותר חוסר וודאות ומשתנים נוספים שימוש בתהליכי קבלת החלטות בקבוצה מקדמת מחויבות וביצוע . שלא כמו במודל המסורתי קבלת החלטות אינה נמצאת על גבו של המנהל באופן בלעדי אלא המנהל משתמש באחריות שיש לו כדי לעצב תהליך קבלת החלטות אפקטיבי עם הצוות
אני מזמינה אתכם לשתף אותנו בישום הכלי הנ"ל או בכלים אחרים שבהם אתן משתמשות והיכולים להיות לעזר למנהלים אחרים.
© נאוה שלו